「AIを入れたのに楽にならない」という声は、
増えた確認に何分配ったかの話かもしれません

「せっかく入れたのに、現場が使ってくれない」。AIの導入が止まったときの報告は、たいていこの形で上がってきます。けれども、その言葉のすべてが気持ちの問題とはかぎりません。作業が減った人と、確認が増えた人は、同じ人ではないからです。

「使ってくれない」という報告の下で、増えていたもの

「せっかく入れたのに、現場が使ってくれない」。AIの導入が止まったときの報告は、たいていこの形で上がってきます。そして次の議題は、説明が足りなかったのか、研修をもう一度やるべきか、になりがちです。

ところが、止まった工程をたどると、現場で起きていたのは反対ではなく、別の作業が増えていたという事実であることがあります。AIツールを業務で使っている開発エンジニア百八名への調査では、七割を超える人が「導入後に新たに発生した、または増加した業務がある」と答えています。その中身の上位には「出力のレビュー・品質担保」が入り、変化として「業務量が増えた」を挙げた人も半数近くいました。

職種はかぎられた調査ですが、起きていることは単純です。作る時間が減ったぶん、確かめる時間が増えています。

反発の言葉は、二つに分けて聞く

「これは信用できない」「現場では使えない」という言葉を、気持ちの話として受け取ると、打ち手は説明と研修に向かいます。もう一つの読み方があります。その人の手元で何が増えたのかを聞くことです。

質問の形を変えるだけで分かれます。「どう思いますか」ではなく、「この一週間、これに関して何に時間を使いましたか」と聞きます。

返ってくる答えは、たいてい二通りに分かれます。「特に何も。使っていません」という答えなら、まだ手が付いていない段階です。もう一方は、「読み直している」「元の書類と突き合わせている」「おかしいところを探している」という答えです。

後者のように作業の名前が出てくるなら、それは気持ちの問題ではなく、時間の配分の問題です。前者なら対話が効きますが、後者は対話では解けません。何分配るかを決めないかぎり、同じ反発がまた出ます。

図：現場から出た言葉は、二つに分けて聞けます。「特に何も。使っていません」なら、まだ手が付いていない段階で、対話が効きます。「読み直している」「突き合わせている」なら確認が増えている状態で、時間の配分の問題です。

増えた確認は、たいてい別の人の手元に移る

もう一つ見落としやすいのは、作業が減った人と、確認が増えた人が同じではないことです。下書きが速く出てくるようになると、「作ったので見てください」が増えます。従業員三十名から三百名ほどの会社では、その宛先が社長や数人の責任者に集まります。現場は確かに楽になり、確認する側だけが忙しくなります。

全国の中小企業一万社を対象にした公的機関の調査では、効率化が難しい業務として「人の判断が必要な業務」を挙げた割合が約七割にのぼりました。判断は残ります。残った判断は、誰かの時間を使います。

つまり、導入の効果を作業時間の削減だけで見ていると、増えた側が記録に残りません。削減された時間は担当者の手元で測られ、増えた時間は別の人の手元に現れるので、同じ表には並びません。

写真：書類を手にした社員が、責任者の机の前に並んで確認を待っています。「作ったので見てください」が増えると、確認待ちのものは社長や数人の責任者の手元に集まります。

分子と分母を一つずつ置く

図：一日にAIが出す件数を、その確認だけに使える実時間（兼務の時間を引いた分）で割ると、一件あたりに配られている秒数が出ます。その秒数で、確かめるべき項目を見終われるかを確かめます。

確認に時間が配られているかは、割り算で確かめられます。

分子は、その業務でAIが出す件数です。一日に何件か。分母は、確認担当者がその確認だけに使える時間です。ここが落とし穴で、電話対応や修正入力を兼務しているなら、兼務のぶんを引いた実時間で数えます。名目の勤務時間を入れると、計算そのものが意味を失います。

分子を分母で割れば、一件あたりに配られている秒数が出ます。そのうえで自分に向ける問いは一つです。その秒数で、確かめるべき項目を見終われるか。

見終われない数字が出たとき、担当者が手を抜いていたことになるわけではありません。与えられた時間のなかで、こなせる形に収めていただけです。

見終われないと分かったら、三つのうちどれかを選ぶ

打てる手は三つです。確認に使える時間を業務量として足すか、AIに処理させる件数を絞るか、全件を人が見る前提をやめて、金額や新しい取引先や初めて見る書式といった条件で確認対象を選び直すか。

どれを選んでも構いません。選ばないまま「最後は人が確認します」と言い続ける状態だけが、残してはいけない形です。工程があることと、工程が働いていることは別で、後者は書類では確かめられません。

そして、この三つはいずれも現場では決められません。件数を絞るのも、時間を足すのも、見る範囲を狭めるのも、業務の割り振りを決める側の判断です。反発が現場から出ているのに、答えが現場にないのは、ここが理由です。

当社で残している一工程

当社では毎日コラムの下書きを作っていて、文章の組み立てとファイルの体裁づくりはAIに任せています。ただ、出来上がったファイルをそのまま保存せず、いったん別の形式に変換して、表が載っているページを目で開く工程を残しました。全ページではなく「表のページだけ」と決めてあります。

この範囲にしたのは、毎回通せる量にしておきたかったからです。実際にこの工程で、表の列の幅が潰れて中身が表示されなくなる不具合に気づきました。文字は読めていたので、本文だけ見ていれば気づけませんでした。

見る工程を残したから分かったのではなく、見る範囲を狭めて毎回通る量にしたから分かった、という順番です。

写真：表が載っているページだけを取り出して、指でなぞりながら確かめています。見る範囲を狭めて、毎回通せる量にしてあります。

説明会をもう一度開く前に

説明や研修が無駄だという話ではありません。順番の話です。増えた確認に時間が配られていない状態で説明を重ねると、それは「やる気の問題として片づけられた」と受け取られます。先に割り算をして、配る時間を決めたうえで説明すると、同じ内容が別の意味で届きます。

反発していた人が「それなら使えます」と言う場面は、新しい機能が足されたときよりも、見る範囲が決まったときに出てきます。

よくある質問

どの工程をAIに渡すかを考えている段階なら、そこで増える確認の量も先に見積もれます。渡す範囲と、増える確認を誰の時間に足すかを一緒に数えておきたいときは、お問い合わせからご相談ください。

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