使われなくなったツールは、
続けるか決める前に「出口」を確かめる

「去年入れたけれど、いま誰が使っているか分からない」。グループウェア、勤怠の仕組み、案件管理。一度は社内に入れたのに、いつのまにか元の表計算ソフトやメールに戻っている。契約だけは続いていて、導入を進めた担当者は異動している。続けるのか、やめるのか。話題に出るたびに「もう少し様子を見よう」となり、また更新の時期が来る。

決まらないのは、決断力の問題ではありません。決める順番が逆になっているからです。

続けるか、やめるかは、まだ決めなくていい

この手の話は、たいてい二択で持ち出されます。設定や使い方を見直して立て直すか、やめるか。どちらを選ぶにも理由が要り、理由を集めるには現場に聞いて回る必要があり、聞いて回る時間が取れないので、結論は先送りになります。

先に言ってしまうと、この二択はいま決めなくて構いません。今週決めるのは一つだけです。そのツールの中に溜まっているものを、手元に出しておくかどうか。それだけを決めれば、残りはあとで決められます。

「どれくらい使われているか」では決まらない

使われていないツールの見直しは、たいてい利用状況の集計から始まります。何人分を契約していて、そのうち何人が今月ログインしたか。数えれば実態は分かります。

けれども、数えたあとに残るのは「やはり使われていない」という確認だけで、次の一歩は出てきません。使っている人が一人でもいれば止められず、ゼロでも「また使うかもしれない」が残ります。しかも数えるには管理画面に入る必要があり、その入り方を知っている人が社内にいない、という段階で止まることもあります。

図：よくある順番では、利用状況を数えてから続けるか・やめるかを決めようとして、そこで決まらずに止まります。本稿の順番では、先に出口を確かめて中身を手元に出します。続けるか・やめるかは、あとで決めて構いません。

先に確かめるのは、出口の形

代わりに確かめるのは、そのツールの出口です。中に入っている見積や履歴やファイルを、どの形で、いつまで取り出せるのか。

中に入っているものは、思っているより多いことがあります。入力した台帳や履歴だけでなく、添付したファイル、やり取りの記録、通知の設定、そして「誰がいつ何をしたか」の記録。使われなくなったあとも、止まる前の数か月分はそのまま残っています。

出口は、自社の都合ではなくサービス提供者の側が決めています。社内でいくら迷っていても、取り出せる期間は向こうの取り決めどおりに進みます。裏を返せば、ここだけは社内の合意を待たずに調べられます。ヘルプページを開いて、三つのことを見れば足ります。

見るのは三つだけ

一つ目は、いつ消えるか。サイボウズのサービスは、解約日の翌日から三十日後に自動的にデータを消去するとよくある質問のページに明記しています。一方、Google Workspaceのヘルプには、解約するとデータは削除され復元できなくなるため、解約する前に保存したいデータをダウンロードするようにと書かれています。猶予があるかどうかも、その長さも、サービスごとに違います。

二つ目は、何の形で出せるか。表計算ソフトで開ける形で出せるのか、閲覧用の形式しか選べないのか。

三つ目は、出せるのが契約の続いているあいだだけなのか、解約したあとも一定の期間は出せるのか。

図：出口を確かめるときに見るのは三つです。いつ消えるかはヘルプやよくある質問で、猶予があるか・何日あるかを確かめます。何の形で出せるかは書き出しの案内ページで、表計算ソフトで開けるか・閲覧用だけかを確かめます。いつまで出せるかは解約手続きの案内ページで、契約中だけか・解約後も出せるかを確かめます。

中身を出したあとなら、決めるのは軽くなる

三つを確かめて中身を手元に出すと、「やめたら困るかもしれない」という不安の大半は消えます。残るのは、その機能をこれから使うかどうかという、業務の話だけです。

順番が逆だと、こうはなりません。やめると決めてから中身を出そうとして、形式が合わない、期間を過ぎている、と分かる。そこで判断がもう一度止まります。中身を先に出しておけば、続けるという結論になったとしても、失うものはありません。

出したものは、共有フォルダの中に、いつ・どのサービスから出したかが分かる名前で置いておきます。数か月後に「あれはどこへ行ったか」と探すことになれば、結局は止まったときと同じ場所に戻ってしまうからです。

出口の確認は、やめるときの作業ではない

情報処理推進機構が公表している「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」には、確認事項が十五項目並んでいます。その十三番目が「利用終了時のデータを確保する」で、全データの返却とダウンロード、データの互換性と移植性、残ったデータの完全な消去が、確認の例として挙げられています。

目を引くのは、この項目が解約手続きの説明としてではなく、サービスを選び、運用していくあいだの確認事項として置かれていることです。本来は入れる前に見ておくものであり、いま止まっているツールについては、それを後から追いかけている状態にあたります。次に何かを入れるときは、契約の前にこの三つを聞いておけます。

自社で決めたこと

ビジラボでも、使うのをやめたものがあります。デザイン素材を作る外部サービスを各チームの作業につないでいましたが、出てくる画像が目的に合わないと判断し、接続そのものを外しました。同じ時期に、そのサービスを前提にしていたチームを商品の一覧からも外しています。

そのとき、二つを分けて決めました。使うのをやめること。そして、それまで書きためた手順書は消さずに、別のフォルダへ移して残すこと。やめる決定と、中身をどうするかの決定は、別々に書き残してあります。

写真：パソコンで作業しながら、手元のメモに書き留めています。やめる決定とは別に、中身は残す場所を決めて移しておきます。

今週やること

社内で止まっているツールを一つ選び、そのサービスのヘルプページで三つを確かめてください。いつ消えるか、何の形で出せるか、いつまで出せるか。三十分ほどで分かります。そのうえで中身を出してしまえば、続けるかやめるかは、次の会議に回して構いません。

よくある質問

止まっているツールの出口を確かめ、中身を取り出すところまでを、一緒に進めることもできます。

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